Privacyverklaring

Het Universiteitsfonds Limburg (UFL) is afhankelijk van uw bijdrage om haar doelstellingen te bereiken, namelijk het werven van fondsen voor academisch onderzoek en onderwijs aan de Universiteit Maastricht (UM). Uw steun wordt dan ook zeer gewaardeerd. Om wederzijds vertrouwen op te bouwen, willen we u transparante informatie verstrekken over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan.

UFL is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens, en het is voor ons belangrijk dat wij uw gegevens zorgvuldig behandelen. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens als vertrouwelijk behandelen en dat wij beveiligingsmaatregelen hebben genomen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en diefstal. Specifiek houdt dit in dat uw gegevens alleen door geauthoriseerde personen via een MFA2-authenticatie ingezien en gewijzigd kunnen worden. Uw gegevens worden verwijderd wanneer u aangeeft geen communicatie van het Fonds meer te willen ontvangen (voor zover deze gegevens uitsluitend voor dat doel worden gebruikt), bij overlijden, of wanneer wij na herhaaldelijke pogingen uw contactgegevens niet actueel kunnen houden. In alle gevallen hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen waar van toepassing.

Wanneer ontvangen wij uw persoonsgegevens?
Om onderzoek te financieren, zijn wij onder andere afhankelijk van onze donateurs en vrijwilligers. Wanneer u een donatie doet aan het Fonds of het Fonds op een andere manier ondersteunt, verwerken wij uw persoonsgegevens, zoals uw naam, adres en rekeningnummer. Dat doen wij alleen op basis van de volgende grondslagen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)
Wij verwerken uw gegevens om uw donatie correct te kunnen afhandelen. Denk hierbij aan het verwerken van de betaling, het versturen van een ontvangstbevestiging of het opnemen van contact wanneer er onduidelijkheden zijn rondom uw donatie.
Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG)
Wij zijn wettelijk verplicht om bepaalde financiële gegevens te bewaren voor onze administratie en voor controle door bijvoorbeeld de Belastingdienst of onze accountant. Uw naam, donatiebedrag en rekeningnummer maken onderdeel uit van deze verplichte financiële administratie.
Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG)
Wij gebruiken uw gegevens voor relatiebeheer, zoals het bedanken van donateurs of het informeren over de besteding van fondsen. U kunt hiertegen bezwaar maken.
Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG)
Voor het versturen van nieuwsbrieven of andere communicatie die niet noodzakelijk is voor de verwerking van uw donatie, vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming. U kunt deze toestemming altijd intrekken.

Wanneer u gebruik maakt van een van onze diensten, zoals het contact opnemen met ons team per e-mail of telefoon of wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief, verwerken wij persoonsgegevens zoals uw naam, telefoonnummer en e-mailadres. Dit doen wij op basis van de volgende grondslagen uit de AVG:

Uitvoering van een overeenkomst of het treffen van precontractuele maatregelen (artikel 6 lid 1 sub b AVG): Wij verwerken uw gegevens om uw vragen te beantwoorden, u te informeren of uw verzoek correct af te handelen.
Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG): Wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief verwerken wij uw gegevens op basis van uw uitdrukkelijke toestemming. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken.
Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): In sommige gevallen verwerken wij uw gegevens om ons relatiebeheer te ondersteunen en onze dienstverlening te verbeteren. Hierbij maken wij altijd een zorgvuldige belangenafweging waarbij uw privacy centraal staat.

Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?
We verwerken alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het verwerken van donaties of die bijdragen aan het realiseren van onze missie. Concreet verwerken wij uw persoonsgegevens zodat we:

Donaties kunnen verwerken en beheren;
Administratieve taken kunnen uitvoeren met betrekking tot uw werk als vrijwilliger;
U kunnen informeren over nieuwe campagnes en vragen om verdere donaties;
U informatie kunnen geven over uw werk als vrijwilliger;
Kunnen bijhouden wie we wel en niet kunnen benaderen voor onze campagnes;
Onze financiële administrators in staat kunnen stellen hun taken uit te voeren en te voldoen aan onze wettelijke financiële en belastingverplichtingen;
De kwaliteit van onze diensten kunnen testen en verbeteren, bijvoorbeeld door te begrijpen hoe ons team opereert en hoe onze online aanwezigheid in de gemeenschap is;
Marktonderzoek kunnen uitvoeren, zodat we onze diensten beter kunnen afstemmen op de behoeften van onze belanghebbenden;
Webstatistieken kunnen verzamelen;
Nieuwe collectanten en vrijwilligers kunnen werven;
Eventuele geschillen kunnen afhandelen;
Interne en externe controle over onze diensten kunnen uitvoeren.

Om u op de hoogte te houden van nieuwe campagnes en om u om toekomstige donaties te vragen, maakt UFL ook gebruik van uw e-mailadres om contact met u op te nemen. Dit doen we alleen als u ons uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven (middels opt-in) om uw e-mailadres te gebruiken. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken door ons te verzoeken uw e-mailadres uit onze database te verwijderen. Wij gebruiken uw gegevens niet voor andere doeleinden dan de hierboven genoemde.

Persoonsgegevens en derden
Soms maken wij gebruik van IT-systemen of ondersteuning van leveranciers die toegang kunnen hebben tot onze database. Aanpassingen of testen in het systeem worden echter altijd uitgevoerd in een afzonderlijke ‘sandbox’-omgeving, waarin geen persoonsgegevens worden verwerkt. Daarbij is contractueel vastgelegd dat leveranciers geen specifieke persoonsrecords inzien. Wanneer er toch aanpassingen op recordniveau moeten worden gedaan, gebruiken wij uitsluitend een dummie- of anoniem record dat hiervoor speciaal in ons CRM-systeem is aangemaakt. In alle gevallen zorgen wij ervoor dat deze derde partijen passende waarborgen bieden op het gebied van privacy en beveiliging.

Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Wij vernietigen de persoonsgegevens van donateurs zodra wij deze niet meer nodig hebben om onze doelen te realiseren. Sommige gegevens worden bewaard vanwege een fiscale verplichting. Wij zijn wettelijk verplicht om bepaalde financiële gegevens te bewaren voor onze administratie en voor controle door bijvoorbeeld de Belastingdienst of onze accountant. Uw naam, donatiebedrag en rekeningnummer maken onderdeel uit van deze verplichte financiële administratie. Deze gegevens worden zeven jaar bewaard. Wanneer deze periode is verstreken, zorgen wij ervoor dat uw persoonsgegevens veilig worden verwijderd.

Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

U heeft het recht om toegang te vragen tot en correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens door te mailen naar info@ufl.nl.
U heeft een ‘bezwaarrecht’. Dit betekent dat u bezwaar kunt maken tegen het gebruik van uw gegevens door UFL voor charitatieve doeleinden. Dit omvat het gebruik van uw gegevens voor onze campagnes of enig ander gebruik van uw gegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden vanuit uw kant. U kunt bezwaar maken door te mailen naar info@ufl.nl.

Wanneer u een klacht heeft over de wijze waarop uw persoonsgegevens door UFL worden verwerkt, kunt u hierover contact opnemen met het bestuur van het Fonds via de contactgegevens die onderaan staan vermeld. Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer u een verzoek indient, zullen wij eerst beoordelen of wij dit kunnen honoreren. Wij kunnen uw verzoek niet inwilligen als wij uw identiteit niet kunnen vaststellen. Als wij uw verzoek wel in behandeling nemen, kan het voorkomen dat wij het alsnog moeten afwijzen. Daar kan bijvoorbeeld sprake van zijn wanneer het verzoek wordt overschaduwd door de noodzaak om de rechten van derden te beschermen, zoals wanneer u toegang vraagt tot persoonsgegevens van derden.

Indien wij uw verzoek afwijzen, ontvangt u van ons een schriftelijke toelichting waarin wij uitleggen waarom wij niet kunnen voldoen aan uw verzoek. Bent u het oneens met onze beslissing over een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of ingediend bezwaar? Dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

Uitschrijven voor campagnes en nieuwsbrieven
Als u een donatie heeft gedaan, kunnen we uw adres, e-mailadres of telefoonnummer gebruiken om u informatie te verstrekken over onze plannen en activiteiten. Dit kan per post, e-mail of telefoon. In elke e-mail of na elk telefoongesprek bieden wij u de mogelijkheid om u af te melden voor deze vorm van communicatie. U kunt ook een e-mail sturen naar info@ufl.nl om u af te melden voor een van onze communicatiekanalen, of u kunt dit formulier op onze website gebruiken.

Links naar derden
Op onze website ziet u soms links naar de websites van derden. Wij raden u aan de privacyverklaring van elke website die u bezoekt vanuit onze website te lezen. Wij nemen geen verantwoordelijkheid voor de wijze waarop derde websites omgaan met uw persoonsgegevens.

Gebruik van cookies
Onze website maakt gebruik van cookies om de functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid te verbeteren. Meer informatie over het gebruik van cookies en hoe u uw voorkeuren kunt beheren, vindt u in onze cookieverklaring.

Analytics

Wij maken gebruik van Google Analytics-cookies;
Wij hebben een editorovereenkomst met Google;
Wij maskeren het laatste gedeelte van uw IP-adres;
Wij delen de analytische gegevens niet met andere derden;
We gebruiken geen andere Google-diensten in combinatie met Analytics.

Vragen en opmerkingen

Als u vragen of opmerkingen heeft over onze Privacyverklaring of over hoe ons Fonds persoonsgegevens verwerkt, kunt u uw vragen sturen naar:
Universiteitsfonds Limburg
Minderbroedersberg 4-6
6211 LK Maastricht
Uiteraard kunt u uw vragen ook per e-mail sturen naar info@ufl.nl.

Wijzigingen in onze Privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor om onze Privacyverklaring te wijzigen, dus wij adviseren u onze Privacyverklaring regelmatig te controleren op wijzigingen in ons beleid. Versie 2.0 (januari 2026)